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Para configurar las opciones del programa haga clic en el botón “configuración”
ubicado en la barra de herramientas de Biable.
A continuación pulse en el ícono, “opciones del programa”, situado en la ventana:
“configuración de conexiones”.
Para una configuración óptima, se recomienda activar las siguientes opciones:
“Retornar Cero en lugar de #VALOR en las funciones Numéricas”
Un error en la ejecución de una consulta, en una función de valores, da como resultado
error de Excel, que en la hoja de cálculo se muestra como #¡VALOR!. En ocasiones
y dependiendo del sistema de gestión empresarial, algunas consultas cuyos argumentos
o condiciones excluyen toda información (por ejemplo se consulta un periodo que
aún no ha transcurrido) terminan en un error que se puede entender como ausencia
de datos, sin embargo, en Excel, aparece de forma genérica como #¡VALOR!. Activando
esta opción no retorna #¡VALOR!, sino (cero).
“Retornar Vacío en lugar de #VALOR en las funciones de Nombres”
De forma similar a la opción anterior, en las funciones de nombres que presenten
error, activando esta opción no retornará #¡VALOR!, sino un texto vacío.
Activar la opción, “Mostrar botón Estado de Cálculo”
Esta opción permite mostrar u ocultar, en la barra de herramientas de Biable, el
botón “alternar estado de cálculo manual o automático”. Cuando se cambia el estado
de cálculo directamente desde las opciones de Excel (Menú herramientas, Opciones,
Calcular) es posible que no se actualice inmediatamente el estado de cálculo en
el botón de la barra de herramientas de Biable.
La opción, “Optimizar el caché para libros grandes”, permite mejorar el rendimiento
de Biable. Esta opción debería estar activada siempre y existe con el objeto de
brindar compatibilidad con versiones anteriores de Biable.
En la pestaña, “Tablas dinámicas”, seleccionar, “Utilizar SmartZoom”.
Las características, “Utilizar SmartZoom” y “Usar InfoZoom clásico”, permiten el
uso de tablas dinámicas con Biable.
“SmartZoom” permite tablas dinámicas parametrizadas y opciones extendidas de generación,
presentes en la nueva versión.
En la zona, “SmartZoom sobre funciones”, y activando la opción, “crear automáticamente
en una hoja nueva”, el “SmartZoom” se genera en una nueva hoja de Excel, diferente
a la que se tiene la función. Si usted activa la opción, “Mostrar el asistente del
SmartZoom”, se despliega la ventana del asistente con las especificaciones dadas
a la función. En el capítulo dedicado a las “Tablas dinámicas”, encontrará una explicación
más detallada.
Para la zona “SmartZoom sobre listados”, sucede lo mismo que en el caso anterior.
En la zona, “SmartZoom sobre otro SmartZoom”, se presentan dos opciones: “Mostrar
el asistente del SmartZoom”, lo cual abre la ventana del asistente, con el fin de
modificar las opciones dadas al “SmartZoom” anterior. Activando la opción, “Actualizar
SmartZoom”, actualiza la tabla dinámica. Recuerde que en el capítulo dedicado a
las “Tablas dinámicas”, encontrará una explicación más detallada.
“InfoZoom clásico”, se utilizó en versiones anteriores.
En la zona, “Asistente InfoZoom”, la opción “Mostrar resultados en la ventana InfoZoom”,
consiste en una ventana con la Tabla dinámica en Biable, que luego puede ser exportada
a Excel®. Esta opción permite visualizar y/o cambiar la tabla dinámica antes de
exportarla a Excel®.
La opción, “Crear siempre una tabla dinámica en Excel”, genera inmediatamente la
tabla dinámica en una nueva hoja de Excel.
Es importante resaltar que el asistente InfoZoom, genera siempre una tabla dinámica
en un libro Nuevo.
En la zona “InfoZoom sobre celdas”, en la opción “Mostrar resultados en la ventana
InfoZoom”, al generar InfoZoom sobre una celda con una función de valor, y teniendo
previamente activa esta opción, se muestra la ventana de InfoZoom con la tabla dinámica
correspondiente a dicha función, paso previo a ser exportado a Excel®.
Activando la opción, “Crear siempre una tabla dinámica en Excel”, la tabla dinámica
de dicha función se genera directamente en Excel® en un libro Nuevo.
En la zona “Resultados”, es importante aclarar, que estas opciones sólo funcionan,
para la ventana InfoZoom, es decir, si se tienen activas las opciones “Mostrar resultados
en la ventana InfoZoom”, explicadas en los pasos anteriores.
La opción, “Dejar la tabla vacía, la organizaré manualmente”, muestra la plantilla
de la tabla dinámica, inicialmente sin campos, para ser organizados posteriormente.
La opción, “Mostrar totalmente detallada”, abre la plantilla de la tabla dinámica
con todos los campos agregados a ella. Esta opción no es indicada cuando se desea
consultar mucha información, pues podría tardar algunos minutos en aparecer.
La opción, “Mostrar totalmente resumida”, la cual se encuentra por compatibilidad
con versiones anteriores, es obsoleta y será eliminada de las próximas versiones.
Los Office web components son componentes de office que le permiten a Biable exportar
tablas dinámicas a Excel®, para ello es necesario detectar los OWC; como es posible
tener varias versiones instaladas, con el botón “Detectar”, seleccione la versión
más reciente.
Haga clic en el botón “Siguiente”
En la siguiente ventana se detectan las versiones instaladas del Office Web Components.
Por favor haga clic en el botón “Siguiente”
Posteriormente se listan las diferentes versiones instaladas y se le permite al
usuario seleccionar una en particular; de forma predeterminada se selecciona la
más reciente. Presione el botón “siguiente para continuar”
Después de seguir estos pasos, puede usar correctamente la herramienta InfoZoom,
en caso de tener problemas ejecute de nuevo el Asistente y seleccione una versión
diferente de los office web components. Clic en el botón “Finalizar”
En la pestaña “Listados”, si desea puede activar la opción, “Activar Autofiltro
en Nuevos Listados” y “Preservar ancho y formato de las columnas”; esto si ya tiene
un estilo preestablecido.
La opción, “Actualización automática de listados”, funciona para aquellos listados
parametrizados; es decir, listados cuya generación dependen de parámetros que residen
en celdas. Los listados se actualizan automáticamente, sólo si dichos parámetros
de generación se encuentran en la misma hoja donde está el listado.
Las zonas: “Listado sobre funciones”, “Listado sobre SmartZoom” y “Listado sobre
otro Listado”, se presentan de igual manera como está en la pestaña, “Tablas dinámicas”,
característica, “SmartZoom”, zona, “SmartZoom sobre funciones”. En el capítulo dedicado
a los “Listados”, encontrará una explicación más detallada.
En la pestaña “Grupos”, activar la opción “Procesar Localmente en Biable”, esto
para que todas las consultas se hagan directamente en Biable.
El SQL, es un estándar de comunicación con las bases de datos. Biable hace consultas
SQL para comunicarse con las mismas. Para los grupos, se recomienda que se haga
localmente en Biable.
Las opciones: “Procesar en consultas SQL”, “Procesar localmente en Biable” y “Proceso
optimizado: Consultas SQL separadas por signo”, dependen de las características
y de las necesidades operativas para cada grupo específicamente.
La opción, “Procesar localmente en Biable”, trata los diferentes elementos de cada
grupo como entes independientes, hace las consultas por cada uno de ellos y luego
opera aritméticamente
según sea el caso (según el signo del elemento en el grupo).
La opción, “Procesar en consultas SQL”, en cambio, incluye/excluye en una sola consulta
los diferentes elementos del grupo; aquí los signos +/- indican, respectivamente:
“Incluir/Excluir” de la consulta.
Por ejemplo: Si quisiera traer las ventas de un grupo de items, y este grupo estuviera
conformado por dos referencias, una positiva y la otra negativa, la opción, “Procesar
localmente en Biable”, le indica a Biable que haga dos consultas y reste el segundo
valor del primero. En cambio, la opción , “Procesar en consultas SQL”, obliga que
Biable haga una sola consulta que incluye la primera referencia pero excluye la
segunda. En este último caso el valor devuelto por Biable equivale a las ventas
de la primera referencia (la que tiene el signo + en el grupo).
Cómo regla general: Si se quiere hacer grupos de cuentas contables, use la opción
“Procesar Localmente en Biable”. En caso contrario, puede usar la opción, “Procesar
en consultas SQL”.
La opción, “Proceso optimizado: Consultas SQL separadas por signo”, hace que Biable
haga una mezcla de ambas cosas: 1) Separa los elementos del grupo en positivos y
negativos; 2) Lleva a cabo las consultas SQL para ambos conjuntos y 3) Resta el
resultado de los negativos, del valor positivo resultante.
Sin embargo, este resultado puede no representar lo que realmente se esperaba del
grupo; así que se recomienda siempre analizar cómo está compuesto el grupo de Biable
para saber cuál opción marcar en la configuración general.
En la pestaña, “Infocontable”, se encuentra la zona, “Forzar Rangos”; en ésta se
encuentran las opciones: “Forzar Rangos de Cuentas usando” y “Forzar Rangos de Centros
de costos”.
Estas opciones dependen del sistema de gestión empresarial que desea consultar con
Biable. Es preferible que se asesore con el personal de Visión Tecnológica sobre
la opción que debe activar para su sistema administrativo específico.
Estas características, permiten obtener saldos y movimientos de códigos agrupadores,
en aplicaciones que sólo guardan valores a último nivel.
En la pestaña “Globales”, activar la opción, “Permitir el cuadro de diálogo de soporte”,
para enviar comentarios, hacer preguntas o reportar incidentes. El botón de soporte
está ubicado en la barra de herramientas de Biable. Este botón desaparece si inhabilita
el cuadro de diálogo. Tenga presente que al activar esta opción, es necesario que
disponga de una conexión a Internet.
Después de ajustar las opciones deseadas pulsar el botón “Aceptar”
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